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Circulus

Eine Wissensquelle für neun Gemeinden und mehrere Kanäle

Circulus, a regional waste and recycling services provider, handles inquiries for residents, schools, businesses, and municipalities across nine Dutch cities.

To streamline customer service and improve consistency, Circulus partnered with Polly.Help to centralize and simplify its knowledge operations.

With a diverse user base and multiple service channels phone, email, social media, and more the organization required a unified knowledge solution to enhance agent effectiveness, reduce repeat contacts, and scale support across all communication touchpoints.


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Kundenmeinung

With Polly.Help, we’ve built one single source of truth that supports every team and ensures consistent answers across all communication channels.

Albert Visser,
Teamleiter Service-Informationsstelle (SYP), OMRIN

Die Herausforderung

Circulus betreibt im Auftrag von neun Gemeinden Kundenkontaktdienste und bedient dabei eine Vielzahl unterschiedlicher Zielgruppen, darunter Einwohner, Schulen und gewerbliche Kunden. Die Komplexität der vielfältigen Wissensquellen und die uneinheitliche Kommunikation stellten das Unternehmen vor mehrere dringende Herausforderungen:
  • Fragmentierte Dokumentation (G-Laufwerk, Tabellenkalkulationen, veraltete Vorlagen)
  • Uneinheitliche Antworten zwischen Agenten und Kommunikationskanälen
  • Hohe Einarbeitungszeiten für neue Mitarbeiter
  • Doppelte Anstrengungen bei der Erstellung und Pflege von Inhalten


Um diese Probleme zu lösen, benötigte Circulus eine zentralisierte Plattform, die als einzige Quelle für alle internen und externen Informationen dienen konnte.


Die Polly.Help Lösung

Polly.Help delivered a multichannel, fully integrated knowledge management solution tailored to Circulus' operational needs:
  • Eine zentralisierte Wissensdatenbank mit strukturierten Rollen für Wissenseigentümer, Autoren und Manager
  • Integrierte Wissensportale innerhalb des OCC-Systems (Sprachkanal), OBI Engage (Social Media) und als eigenständiges Portal für andere Circulus-Mitarbeiter
  • Kanalspezifische Präsentation von Inhalten (intern, E-Mail, sozial, extern) für eine optimierte Kommunikation
  • Vorlagen und Antwortabläufe für schnelle und einheitliche Antworten für alle Kontaktarten

Das

Ergebnisse

  • Eine Wissensdatenbank für 9 Gemeinden, die mehrere Zielgruppen bedient
  • Reduzierte durchschnittliche Bearbeitungszeit (AHT) dank schneller und zuverlässiger Antwortabfrage
  • Verbesserte Erstbehebung (FTF) mit weniger Übergaben zwischen Agenten und Abteilungen
  • Optimiertes Content Management, Eliminierung redundanter Wissenssysteme

Bereit, Ihren Service über Regionen und Kanäle hinweg zu vereinheitlichen?

Whether you’re managing customer contact for multiple cities, dealing with residents and businesses, or scaling up seasonal support Polly.Help brings knowledge, structure, and efficiency together in one place.

Want to simplify your knowledge operations like Circulus?


Mehr Fallstudien

Wir bei Polly.Help sind stolz auf die Organisationen, die wir unterstützen, und noch stolzer auf die Ergebnisse, die sie erzielt haben.

Jeder unserer Kunden hat seine eigene Geschichte: eine Herausforderung, eine Lösung und messbare Ergebnisse. Von schnellerem Onboarding und verbesserten Service-KPIs bis hin zu weniger Reibungsverlusten im Betrieb und intelligenterer KI-Nutzung – unsere Plattform treibt den Wandel in verschiedenen Branchen voran.

Aber verlassen Sie sich nicht nur auf unser Wort. Tauchen Sie ein in ihre Erfahrungen und sehen Sie, was möglich ist, wenn Sie Ihr Wissen mit Polly.Help zentralisieren.
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