Circulus

Eén kennisbron voor negen gemeenten en meerdere kanalen

Circulus, een regionale afval- en recyclingdienstverlener, behandelt vragen van inwoners, scholen, bedrijven en gemeenten in negen Nederlandse steden.

Om de klantenservice te stroomlijnen en de consistentie te verbeteren, is Circulus een samenwerking aangegaan met Polly.Help zijn kennisactiviteiten te centraliseren en Polly.Help vereenvoudigen.

Met een divers gebruikersbestand en meerdere servicekanalen – telefoon, e-mail, sociale media en meer – had de organisatie behoefte aan een uniforme kennisoplossing om de effectiviteit van de medewerkers te vergroten, herhaalde contacten te verminderen en de ondersteuning over alle communicatiekanalen te schalen.


Klantenmening

Met Polly.Help hebben we één enkele bron van waarheid gecreëerd die elk team ondersteunt en zorgt voor consistente antwoorden via alle communicatiekanalen.

Albert Visser,
Teamleider Service Informatiepunt (SYP), OMRIN

De Uitdaging

Circulus verzorgt namens negen gemeenten klantcontactdiensten voor een breed scala aan doelgroepen, variërend van inwoners tot scholen en commerciële klanten. De complexiteit van meerdere kennisbronnen en inconsistente communicatie zorgden voor een aantal urgente uitdagingen:
  • Versnipperde documentatie (G-drive, spreadsheets, verouderde sjablonen)
  • Inconsistente antwoorden tussen verschillende medewerkers en communicatiekanalen
  • Hoge opleidingskosten voor nieuwe medewerkers
  • Dubbele inspanningen bij het creëren en onderhouden van content


Om deze problemen op te lossen had Circulus een gecentraliseerd platform nodig dat als enige bron van waarheid voor alle interne en externe kennis kon dienen.


De Polly.Help oplossing

Polly.Help een multichannel, volledig geïntegreerde oplossing voor kennisbeheer die was afgestemd op de operationele behoeften van Circulus:
  • Eén gecentraliseerde kennisbank met gestructureerde rollen voor kenniseigenaren, auteurs en managers
  • Geïntegreerde kennisportalen binnen het OCC-systeem (spraakkanaal), OBI Engage (social media) en als zelfstandig portaal voor andere Circulus-medewerkers.
  • Kanaalspecifieke presentatie van content (intern, e-mail, sociaal, extern) voor geoptimaliseerde communicatie
  • Sjablonen en antwoordstromen voor snelle en consistente reacties voor alle soorten contacten

De

Resultaten

  • Eén kennisbank voor 9 gemeenten die meerdere doelgroepen bedient
  • Kortere gemiddelde afhandelingstijd (AHT) dankzij snelle en betrouwbare antwoordopvraging
  • Verbeterde eerste-keer-oplossing (FTF) met minder overdrachten tussen agenten en afdelingen
  • Gestroomlijnd contentbeheer, waardoor redundante kennissystemen worden geëlimineerd

Klaar om uw service in alle regio's en kanalen?

Of u nu klantcontacten voor meerdere steden beheert, te maken hebt met inwoners en bedrijven, of seizoensgebonden ondersteuning opschaalt, Polly.Help kennis, structuur en efficiëntie samen op één plek.

Wilt u uw kennisactiviteiten vereenvoudigen, net als Circulus?


Meer Casestudy's

Bij Polly.Help zijn we trots op de organisaties die we ondersteunen en nog trotser op de impact die ze hebben bereikt.

Elk van onze klanten heeft zijn eigen verhaal: een uitdaging, een oplossing en meetbare resultaten. Van snellere onboarding en verbeterde service-KPI's tot minder operationele wrijving en slimmer gebruik van AI: ons platform stimuleert verandering in verschillende sectoren.

Maar u hoeft ons niet op ons woord te geloven. Duik in hun ervaringen en ontdek wat er mogelijk is wanneer u kennis centraliseert met Polly.Help.
De toekomstbestendige oplossing
die naadloze toegang tot
gecontroleerde kennis biedt, overal,
altijd en vanuit elk systeem.

Meld u aan voor onze nieuwsbrief

Polly.Help